Beim Ministerium für Ernährung, Ländlichen Raum und Verbraucherschutz sind im Referat 11 - Organisation - zum nächstmöglichen Zeitpunkt mehrere Stellen als
Mitarbeiterin / Mitarbeiter in den Registraturen (w/m/d)
befristet für die Dauer von einem Jahr zu besetzen. Der Dienstort ist Stuttgart.
Die Beschäftigung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Bei Vorliegen aller tarifrechtlichen und persönlichen Voraussetzungen erfolgt die Eingruppierung in Entgeltgruppe 6 TV-L.
Die Einstellung kann nur befristet nach § 14 Absatz 2 Teilzeit- und Befristungsgesetz erfolgen. Daher sind vorangegangene Arbeitsverhältnisse mit dem Land Baden-Württemberg einstellungshindernd.
Ihre Aufgaben:
Das Ministerium für Ernährung, Ländlichen Raum und Verbraucherschutz (MLR) ist eine oberste Landesbehörde und fachlich überwiegend zuständig für Landwirtschaft, Verbraucherschutz und Ernährung, Ländlicher Raum und Geoinformation sowie Waldwirtschaft. Seit Oktober 2022 hat das Ministerium die Verwaltung des Schriftgutes auf die elektronische Aktenführung im System E-Akte BW umgestellt. Daneben bestehen jedoch noch große Papieraktenbestände, die im System E-Akte BW zu erfassen und zu registrieren sind.
Sie sichten und ordnen die in Papierform vorhandenen Aktenbestände, gleichen diese mit den elektronisch erfassten Aktenbeständen ab, ergänzen ggf. die Eintragungen in der E-Akte BW und legen die Papierakten in den vorhandenen Strukturen geordnet ab. Vollständig abgelegte Aktenbestände erfassen Sie in Aussonderungslisten und bereiten somit die Archivierung und spätere Aussonderung der Aktenbestände vor. Je nach Arbeitsanfall bearbeiten und registrieren Sie ferner den aktuellen Posteingang in der E-Akte BW.
Spezifische Aufgabenfelder sind:
- Sichtung von Schriftstücken, die von den Fachreferaten zur Ablage in der Registratur abgegeben wurden, Prüfen auf inhaltlichen Zusammenhang und chronologische Sortierung
- Sofern erforderlich: Erfassen der Schriftstücke in der E-Akte BW, ggf. Erfassen von verfügten Wiedervorlagen
- Pflegen der Metadaten zu den Schriftstücken in der E-Akte BW
- Pflege der Aussonderungsfristen in der E-Akte BW nach den Vorgaben der Registraturleitung
- „z.d.A.“-Verfügung der Schriftstücke nach den Vorgaben der Registraturleitung
- Einordnen der Schriftstücke in den Bestand
- Nach Abschluss der Vorgänge: Abbündeln der Akten und Vorgänge, Beschriftung und Erfassung der Aktenbunde in Excel-Listen
- Ggf. Bearbeitung des aktuellen Posteingangs in der E-Akte BW, Prüfung des sachlichen Zusammenhangs mit vorhandenen Aktenbeständen, Anlage von Akten und Vorgängen im System E-Akte BW, Registrierung des Posteingangs, Pflege der Metadaten und Anlegen von Geschäftsgangverfügungen.
Ihr Profil:
- Sie beherrschen die deutsche Sprache sehr sicher und können den Inhalt textlicher Informationen zutreffend interpretieren
- Sie zeichnen sich durch eine strukturierte Arbeitsweise und logisches Denkvermögen aus
- Sie haben die Bereitschaft neue EDV-Programme zu erlernen, die Arbeit mit unterschiedlichen EDV-Programmen fällt Ihnen leicht
- Sie haben insbesondere Grundkenntnisse in Excel, die Sie im Arbeitsalltag sicher einsetzen können
- Idealerweise haben Sie eine Ausbildung in einem verwaltungsnahen Ausbildungsberuf oder Erfahrungen in der Verwaltung
- Sofern Sie das 10-Finger-Schreiben beherrschen, ist dies von Vorteil
Unser Angebot:
- Eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kompetenten und kollegialen Umfeld
- Möglichkeiten der flexiblen Gestaltung von Arbeitszeiten
- Gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
- Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW
- Fitnessangebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
Wir möchten den Anteil der Frauen im Ministerium für Ernährung, Ländlichen Raum und Verbraucherschutz weiter erhöhen und sind deshalb an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert.
Die Stellen sind grundsätzlich teilbar.
Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt.
Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns auf Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen. Bitte senden Sie diese bis zum 06.06.2023 unter Angabe der Kennziffer VNR. MLR/4515 ausschließlich über unser Online-Bewerbungsverfahren: https://bewerberportal.landbw.de/mlr/index.html.
Bewerbungen per E-Mail oder in Papierform können leider nicht berücksichtigt werden.
Die Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person nach Artikel 13 DS-GVO können Sie unserer Homepage unter www.mlr-bw.de/datenschutz-bewerberverfahren entnehmen.
Für Rückfragen stehen Ihnen Frau Werner (Tel.: 0711/126-2041), Herr Dilling (Tel.: 0711/126-2359) oder Frau Di Bari (Tel.: 0711/126-2326) gerne zur Verfügung.
Bewerbungsfrist: 06.06.2023
