FAQ Lieferanten

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Fragen & Antworten, Dokumente & Ansprechpartner für Lieferanten

  • Bücherstapel mit Produkten, im Hintergrund Schülerinnnen.

Hier finden Lieferantinnen und Lieferanten Antworten auf die häufigsten Fragen rund um das EU-Schulprogramm.
Die Kontaktdaten des Schulfrucht- und Schulmilch-Teams am Regierungspräsidium Tübingen und alle wichtigen Dokumente finden Sie in der rechten Spalte.

Rund um die Themen Lieferscheine, Rechnungen und Antragstellung

Hinweis: Dargestellt sind hier nur die Anforderungen an die Rechnungen und Lieferscheine, wie sie für das Beihilfeverfahren im Rahmen des EU-Schulprogramms relevant sind. Grundlage hierfür sind die „Teilnahmevoraussetzungen und Rahmenbedingungen zum EU-Schulprogramm in Baden-Württemberg für Lieferanten“.
Die aus Sicht der Finanzverwaltung erforderlichen weiteren Angaben (z.B. Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Steuernummer etc.) sind nicht berücksichtigt. Ggf. kann Ihnen Ihr Finanzamt oder Steuerberater hierzu weiterhelfen.

Wie errechnet sich die maximale Anzahl an beihilfefähigen Portionen? Wie errechnet sich die maximale Anzahl an beihilfefähigen Portionen?

  • Die maximale Anzahl an beihilfefähigen Portionen je Einrichtung errechnet sich aus

    • den teilnahmeberechtigten Kindern,
    • der für die jeweilige Einrichtung genehmigten Anzahl an Verteilungen pro Woche
    • und der Anzahl beihilfefähiger Wochen in jeweiligen Monat bzw. Abrechnungszeitraum (siehe auch Tabelle „Beihilfefähige Schulwochen“ ).


    Zum Beispiel:
    Die Einrichtung „Kindergarten Musterhausen“ ist mit 50 Kindern und 2 Verteilungen pro Woche zugelassen. Das heißt, die Einrichtung kann im Dezember 2017

    • für 3 Wochen
    • für maximal 50 Kindern
    • 2 Verteilungen pro Woche durchführen

    Somit sind insgesamt (50 Kinder * 2 Verteilungen ) * 3 Wochen = 300 Portionen für den Monat Dezember beihilfefähig.

Muss eine Rechnung ausgestellt werden? Muss eine Rechnung ausgestellt werden?

  • Grundsätzlich ja, auch aus steuerlichen Gründen.

    Für das Beihilfeverfahren des EU-Schulprogramms ist eine Rechnung nur dann entbehrlich, wenn der Lieferant den gesamten Restbetrag einschließlich Mehrwertsteuer selbst als Sponsor trägt und die Einrichtung die Produkte damit kostenlos erhält. Wird in einem solchen Fall keine Rechnung gestellt, so muss der Lieferschein alle erforderlichen Angaben zu Art und Menge der gelieferten Produkte enthalten.

Muss eine Rechnung beim RP Tübingen eingereicht werden? Muss eine Rechnung beim RP Tübingen eingereicht werden?

  • Nein. Im Rahmen des EU-Schulprogramms müssen keine Rechnungen mehr zusammen mit dem Beihilfeantrag beim Regierungspräsidium Tübingen eingereicht werden. Auf Anforderung der zuständigen Behörde müssen die Rechnungen jedoch vorgelegt werden.

Die Förderung im Rahmen des EU-Schulprogramms in Baden-Württemberg erfolgt mit pauschalen Beihilfebeträgen. Was bedeutet das? Die Förderung im Rahmen des EU-Schulprogramms in Baden-Württemberg erfolgt mit pauschalen Beihilfebeträgen. Was bedeutet das?

  • Die EU-Beihilfe wird über einen pauschalen Beihilfebetrag für feste Portionsgrößen berechnet und ausbezahlt. Abweichungen davon sind nicht möglich (s. auch Dokument Orientierungspreise und Beihilfebeträge ).
    Das ist eine Änderung gegenüber dem Verfahren im bisherigen Schulobst- und -gemüseprogramm.
    Die Beihilfebeträge stellen einen Zuschuss zu den Nettokosten für Produkte und Lieferungen dar. Die Mehrwertsteuer ist von der Förderung ausgeschlossen.

Welche Bedeutung haben die Orientierungspreise? Welche Bedeutung haben die Orientierungspreise?

  • Die Beihilfe deckt in der Regel nur einen Teil der Nettokosten für Produkte und Anlieferung ab. Die übrigen Nettokosten und die Mehrwertsteuer des Gesamtbetrages sind von der Einrichtung oder ihren Sponsoren zu tragen. Wie hoch dieser Restbetrag ist, ist nicht verbindlich festgelegt und muss deshalb zwischen Lieferant und Einrichtung abgestimmt werden.

    Die Orientierungspreise sollen für Einrichtungen und Lieferanten/Lieferantinnen eine Richtschnur bieten, wie hoch die Nettokosten pro gelieferte Portion vor Abzug des Beihilfebetrags ungefähr sind.

Was muss alles auf den Lieferscheinen stehen? Was muss alles auf den Lieferscheinen stehen?

  • Liefernachweise bzw. Lieferscheine müssen vorhanden sein und alle gelieferten Produkte im Einzelnen aufführen, damit die Beihilfefähigkeit der Produkte gemäß Sortimentslisten überprüft werden kann.

    Biolieferanten müssen auf den Liefernachweisen die gelieferten Produkte als Bioerzeugnisse ausweisen.

Was muss alles auf der Rechnung stehen? Was muss alles auf der Rechnung stehen?

  • Die EU-Beihilfe muss sich im Rechnungsbetrag widerspiegeln, d.h. aus der Rechnung muss klar hervorgehen, dass die gelieferten Produkte vergünstigt an die belieferte Einrichtung abgegeben wurden. Die Vergünstigung muss mindestens so hoch sein wie die Beihilfe. Am besten ist es, den Beihilfebetrag als solchen auf der Rechnung auszuweisen und von den Gesamtkosten abzuziehen.

    Darüber hinaus muss auf der Rechnung stehen:

    • der/die Lieferant/-in (Bezeichnung und Anschrift)
    • die belieferte Einrichtung (Bezeichnung und Anschrift)
    • das Datum der einzelnen Lieferungen
    • die gelieferten Mengen in Kilogramm bzw. Litern differenziert für die Programmteile Obst & Gemüse bzw. Schulmilch

Was sollte darüber hinaus noch auf der Rechnung stehen? Was sollte darüber hinaus noch auf der Rechnung stehen?

  • Auf der Rechnung sollten außerdem stehen

    • Netto- und Bruttobetrag
    • Höhe der EU-Beihilfe
    • Umsatzsteuerbetrag
    • gelieferte Mengen nach Obst- und Gemüsearten bzw. nach Milch und Milchproduktarten aufgeschlüsselt (dies muss mindestens auf dem Lieferschein stehen)
    • bei Biolieferanten der Hinweis, dass es sich um Bioprodukte handelt (dies muss mindestens auf dem Lieferschein stehen)
    • Wenn kein Geldbetrag an den Lieferanten/ die Lieferantin bezahlt wird, sollte auch dies auf der Rechnung vermerkt sein.

Was bedeutet „die EU-Beihilfe muss der Einrichtung zu Gute kommen“? Was bedeutet „die EU-Beihilfe muss der Einrichtung zu Gute kommen“?

  • Aus der Rechnung muss klar hervorgehen, dass die gelieferten Produkte vergünstigt oder kostenfrei an die belieferte Einrichtung abgegeben wurden. Dabei muss die Vergünstigung mindestens so hoch sein wie die Beihilfe laut Anlage 1.

An wen sollte die Rechnung adressiert sein? An wen sollte die Rechnung adressiert sein?

  • Es gibt keine Vorgaben mehr zum Rechnungsempfänger/ zur Rechnungsempfängerin. Allerdings muss aus der Rechnung deutlich hervorgehen, welche beliefert wurde, d.h. die belieferte Einrichtung muss auf den Lieferscheinen bzw. Rechnungen genannt sein.

Welche Dokumente gelten als Nachweis der Lieferungen? Welche Dokumente gelten als Nachweis der Lieferungen?

  • Lieferscheine und Rechnungen gelten als Nachweise der gelieferten Produkte und der abgerechneten EU-Beihilfe.

Reicht es aus, die Rechnungen und Lieferscheine elektronisch vorzulegen? Reicht es aus, die Rechnungen und Lieferscheine elektronisch vorzulegen?

  • Nein, die Rechnungen müssen in Papier vorliegen. Die Lieferscheine können elektronisch gespeichert und erst bei Bedarf ausgedruckt werden. Die Lieferscheine müssen nicht von der Einrichtung unterschrieben werden.

Wie lange müssen sämtliche Unterlagen und Dokumente aufbewahrt werden? Wie lange müssen sämtliche Unterlagen und Dokumente aufbewahrt werden?

  • Antragsteller sind verpflichtet, sämtliche Unterlagen und Dokumente, insbesondere Lieferscheine und Rechnungen, die für den Nachweis der im Beihilfeantrag geltend gemachten Lieferungen erforderlich sind, zehn Jahre vom Ende des Kalenderjahres an, auf das sie sich beziehen, aufzubewahren.
    (Auch die Einrichtungen müssen die Lieferscheine zehn Jahre lang aufbewahren.)

Welche Unterlagen sollten beim Lieferanten vorhanden sein? Welche Unterlagen sollten beim Lieferanten vorhanden sein?

  • Lieferscheine und Rechnungen (letztere, sofern diese gestellt wurden) müssen beim Lieferanten / bei der Lieferantin vorhanden sein. Darauf müssen die Mengen und die Arten aller gelieferten Produkte aufgeführt sein, damit die Beihilfefähigkeit der Produkte gemäß Sortimentslisten („Obst- und Gemüse “ & „Schulmilch “) überprüft werden kann.
    Im Rahmen des Beihilfeantrags müssen Lieferscheine und Rechnungen nicht mehr standardmäßig vorgelegt werden. Auf Anforderung oder im Rahmen von Vor-Ort-Kontrollen sind die Unterlagen den zuständigen Behörden jederzeit zur Verfügung zu stellen.

Dürfen Schulfrucht- und Schulmilchprodukte auf einer Rechnung stehen? Dürfen Schulfrucht- und Schulmilchprodukte auf einer Rechnung stehen?

  • Ja. Die Produkte beider Programmteile dürfen auf einer Rechnung stehen. Die Beantragung der EU-Beihilfe muss allerdings getrennt für beide Programmteile erfolgen.
    Die EU-Beihilfe sollte in diesen Fällen jeweils für beide Programmteile getrennt aufgeführt und klar ersichtlich ausgewiesen werden.

     

     

Dürfen auch nicht beihilfefähige Produkte auf der Rechnung stehen? Dürfen auch nicht beihilfefähige Produkte auf der Rechnung stehen?

  • Ja. Es dürfen auch nicht beihilfefähige Produkte auf der Rechnung stehen. Allerdings muss in diesen Fällen klar ersichtlich sein, für welche Produkte EU-Beihilfe vom Preis abgezogen wurde.

Muss die EU-Beihilfe lt. Rechnung genauso hoch sein wie auf der Anlage 1? Muss die EU-Beihilfe lt. Rechnung genauso hoch sein wie auf der Anlage 1?

  • Ja. Die auf der Rechnung angegebene EU-Beihilfe muss genauso hoch sein wie auf der Anlage 1 berechnet.

Was ist Feingemüse (s. Formular Warenkorb)? Was ist Feingemüse (s. Formular Warenkorb)?

  • Zum Feingemüse gehören Arten mit zarter Zellwandstruktur. Beispiele sind Blattsalate, Tomaten, Gurken, Paprika und Frühmöhren.

Was ist Grobgemüse (s. Formular Warenkorb)? Was ist Grobgemüse (s. Formular Warenkorb)?

  • Zum Grobgemüse gehören Arten mit fester Zellwandstruktur. Beispiele sind Weißkohl, Rotkohl, Wirsing, Grünkohl, Rote Beete, Möhren (außer Frühmöhren), Sellerie und Zwiebeln.


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